La crise, une occasion de repenser le collectif de travail avec les solutions collaboratives

Dans le contexte actuel, le travail collaboratif est plus que jamais d’actualité. Gain de temps, flexibilité et réactivité, partage de connaissances, créativité, innovation, développement de l’intelligence collective, responsabilité partagée, ambiance de travail plus agréable… les bénéfices du travail collaboratif sont nombreux. Cette coopération est rendue possible grâce aux nouvelles technologies de l’information et de la communication. Des outils devenus indispensables car ils permettent de maximiser la productivité et la créativité des personnes impliquées dans le projet, même pour celles qui travaillent à distance.

 

Selon l’étude Lecko – Yougov, le digital se dissout dans le quotidien des gens et la fracture digitale n’existe plus. 91% des collaborateurs se sentent à l’aise avec le digital, et le rapport au numérique tend à s’uniformiser sur l’ensemble des classes d’âge.  En revanche, les usages sont encore peu développés au sein de l’entreprise. Les nouveaux environnements de travail sont encore très peu utilisés et il y a des écarts significatifs entre Managers et non-managers (usagwes réguliers déclarés par les répondants). L’ancrage de ces outils est très faible au regard de l’usage de l’email, ou de celui de WhatsApp et Facebook. A noter que 31% du panel n’utilisent jamais d’outil collaboratif.

Pour l’entreprise, l’éléments déclencheur pour le déploiement de son nouvel environnement de travail numérique avec Microsoft ou Google est rarement la volonté de transformer les pratiques de travail des collaborateurs. Il s’agit bien souvent d’une volonté de passer son infrastructure bureautique et collaborative dans le cloud, d’en finir avec ses infrastructures on-premise coûteuses, et d’adapter son organisation. L’utilisateur se voit proposer des applications modernes et bénéficiant de mises à jour en continu sur les fondamentaux : messagerie / calendrier, messagerie instantanée, stockage et partage documentaire, bureautique…

Les environnements de travail (Office 365 et Google GSuite) fournissent des outils de communication et de collaboration universels au sein de l’entreprise, et dans une certaine mesure avec ses partenaires externes. D’autres acteurs du marché apportent des solutions plus abouties, chacune dans leur domaine de prédilection. Les usages et les attentes sont très hétérogènes au sein de l’entreprise. Certaines équipes sont pro-actives, explorent par elles-mêmes de nouvelles pratiques et ouvrent la voie à d’autres. Elles vont chercher à s’appuyer sur des outils plus adaptés que l’offre de base proposée dans les suites de Microsoft ou de Google.

 

La diversité des outils

Selon les logiciels, vous pouvez disposer d’une grande variété d’outils et/ou de fonctionnalités. Dressons un panorama des outils collaboratifs ci-dessous :

Les suites collaboratives

Le choix de la technologie est structurant pour plusieurs années. L’entreprise n’a pas pléthore de choix sur le marché : elle peut envisager cette transition vers le cloud avec Microsoft et, plus rarement, Google. Un autre acteur, marginal, se positionne sur ce marché et revendique aujourd’hui 50 millions d’utilisateurs. Avec plus de quarante applications à son compteur, Zoho rivalise sans complexe avec les deux ténors en termes de couverture fonctionnelle :

Office 365 : leader du marché de l’environnement de travail, la suite de Microsoft, Office 365, vise à équiper tout type d’organisation sur un maximum de cas d’usages de partage d’information et collaboration. Il en résulte une multitude d’applications au catalogue et une richesse fonctionnelle sans équivalence sur le marché, induisant parallèlement un manque d’unicité et de cohérence entre les univers, indispensable pour profiter pleinement des possibilités que la suite peut offrir. A la différence de G Suite, Office 365 s’articule à la fois autour du Cloud et de la bureautique traditionnelle. Un choix hybride assumé permettant de travailler sur des outils bureautiques riches et de stocker directement en ligne, ou vice versa. L’offre Office 365 est aujourd’hui structurée autour de 3 piliers : Teams, proposant un environnement de travail complet en une interface foisonnante, SharePoint, le socle de la gestion de contenus dans l’offre et Yammer, le réseau social d’entreprise ayant fait peau neuve en 2020.

G Suite : la suite collaborative de Google a pour particularité première d’être uniquement en ligne. Bien que résolument axée autour de la collaboration, G Suite adresse un large panel de fonctionnalités, allant de la productivité individuelle et collective à la création de sites web en passant par un réseau social d’entreprise.

Zoho One : l’éditeur indien principalement connu pour son outil de CRM édite une suite de plus de 40 applications de collaboration adressant un large périmètre d’usages. On y retrouve notamment : la messagerie, la messagerie instantanée, le réseau social interne, la bureautique, le partage de documents, la gestion collaborative de documents, l’animation de réunions en ligne, le partage de notes, la gestion de projet en tâches / kanban, la gestion de salles virtuelles pour la formation par exemple, …

 

Les outils de productivité

Le marché propose de nombreuses solutions dites de productivité, qui visent à répondre à un cas d’usage (personnel ou collectif) particulier. Nous citerons par exemple Evernote qui aide les utilisateurs à la prise de notes, Aster- Entr’up  qui vous permettra d’optimiser le temps passé en réunion, Beeshake qui se présente comme une plateforme d’accompagnement au changement, ou encore Stample, plateforme de veille collaborative française qui mise sur l’intelligence collective des organisations ;

 

Les messageries d’équipe

Espace de collaboration par excellence, la messagerie d’équipe peut être comparée à une salle de réunion digitalisée. On y retrouve des dossiers partagés et des espaces de conversation communs qui peuvent souvent être complétés par des outils de productivité spécifiques. Une messagerie d’équipe trouve ainsi toute son utilité pour coordonner une équipe ou un projet, que les parties prenantes soient dispersées ou non.

Un marché entre Teams et Slack : le marché des messageries d’équipe est aujourd’hui centré sur Teams, qui profite de la force de frappe de Microsoft. Toutefois, Slack reste un concurrent sérieux de par sa qualité d’usages et sa grande interopérabilité avec les outils de productivité qu’on peut lui associer. On peut aussi noter que les éditeurs de réseaux sociaux d’entreprise cherchent parfois à développer les usages de messagerie d’équipes de leur solution, sans toutefois fournir une proposition claire entre usages sociaux et collaboratifs.

 

Les outils de gestion de projet

Les outils de gestion de projet prennent souvent la forme de plateformes en ligne sur lesquelles tous les collaborateurs peuvent travailler en commun sur un même projet. Selon les objectifs poursuivis par votre entreprise, la plateforme collaborative servira à conduire des projets, coproduire des contenus, gérer les connaissances communes, développer l’innovation, etc. Elle peut également contenir de nombreux outils complémentaires permettant aux utilisateurs de s’envoyer des messages (messagerie interne), partager des fichiers, lister les tâches et les affecter aux différents intervenants, hiérarchiser les actions, établir un planning des activités, rappeler les échéances, lister les membres, etc.

Exemples : Asana, Basecamp, Beesbusy, MiTeam (l’appli de MITEL, partenaire EBEN !), Notion, Trello, …

 

Les outils de gestion électronique des documents (GED)

Votre entreprise doit également fournir aux employés un outil avec lequel ils pourront gérer les documents dématérialisés. Pour que la messagerie électronique conserve sa fonction originelle d’envoi et de réception de messages, la documentation doit donc être gérée par un outil prévu à cet effet. Un logiciel de gestion documentaire ou de Gestion Electronique de Documents (GED) offre la possibilité d’organiser, de structurer, de classer et d’indexer des données en les mettant à disposition d’un groupe d’utilisateurs en consultation et/ou en modification. Un bon outil de GED permet ainsi de mieux gérer le flux, de leur création à leur archivage ou destruction en passant par le partage. Il doit également assurer la confidentialité de chaque information et leur niveau de sécurisation, afin d’éviter les pertes ou les fuites.

Pour remplir ces fonctions, certaines solutions utilisent des procédés de lecture automatique de documents (LAD) qui permettent lors de la numérisation de lire et de récupérer des multiples informations et contenus sur tout type de document physique. Ces technologies (RAD – reconnaissance automatique de documents, OCP – reconnaissance optique des caractères, IRC – reconnaissance intelligente de caractères), complémentaires à la GED, permettent une capture très rapide des données. Les informations peuvent ensuite être utilisées comme métadonnées dans le système de GED, facilitant ainsi leur recherche.

Exemples : Docuware, Docubase Framework, Elit Solutions (entreprise adhérente à EBEN !), Zeendoc, …

 

Les outils de visioconférence

Les outils de réunion en ligne (ou web-Conferencing) ont connu un véritable essor ces dernières semaines. Elles combinent les technologies de l’audiovisuel, de l’informatique et des télécommunications pour permettre à des personnes distantes de dialoguer, de se voir, et de présenter des documents pour organiser ainsi des revues de projet. Certains utilitaires de web-Conferencing permettent également la prise en main sur des applications à distance : pour alimenter un fichier en séance, par exemple.

Exemples : GotoMeeeting, Join.me, Google Hangouts , Lifesize (partenaire EBEN !), Skype, Teams, Webex , Zoom, …

 

L’intranet

Souvent outil de communication traditionnel, l’intranet est aussi l’espace de référence pour toutes les informations pérennes et corporates de l’entreprise. On y retrouve tout ou partie des ressources de l’entreprise (documents de référence, accès aux applications, actualités, etc.) dans des espaces structurés, le plus souvent selon l’organisation de l’entreprise. Il existe peu de solutions dédiées, les solutions Intranet sont pour la plupart des surcouches qui visent à être l’espace central de l’environnement numérique du collaborateur. Au-delà de la communication interne et des espaces de référence, on y retrouve donc souvent des usages de réseau social interne, de messagerie d’équipe ou même d’espace de productivité personnel, ce qui peut brouiller la distinction entre ces domaines.

Exemples : Happeo, Lively, LumApps, Valo, …

 

Le réseau social d’entreprise

Nouveau mode de communication « conversationnel », il permet d’encourager la mise en réseau des équipes et la création de communautés autour de centres d’intérêt communs. De cette façon, chacun d’entre eux peut participer à la communication chaude de son périmètre et se construire un réseau propre de collègues. Il s’agit sûrement d’un des pans du marché aujourd’hui le plus riche en variété de solutions. De fait, les réseaux sociaux internes proposés par les éditeurs cherchent tous à se différencier les uns des autres pour apporter une valeur nouvelle aux entreprises. À côté des réseaux portés par une solution d’intranet, on retrouve en effet de nombreux acteurs dédiés à la mise en réseau : Workplace by Facebook, Talkspirit, Whaller, etc. avec des usages spécifiques.

 

Accompagner la mise en place des outils

Quel que soit l’objectif poursuivi, la mise en œuvre d’outils de travail collaboratif impose des changements majeurs à l’entreprise : dans sa hiérarchie et dans son organisation, dans les responsabilités de chacun, et ce jusque dans sa culture. Mais le changement d’habitude de travail demande du temps et de l’accompagnement : on estime entre 9 mois et un an le temps nécessaire pour qu’un espace collaboratif trouve sa vitesse de croisière. Un accompagnement des collaborateurs et des managers dans les nouveaux usages est  indispensable, faute de quoi les nouveaux dispositifs resteront inutilisés et ne libéreront pas leur potentiel collaboratif.

 

Quelques principes à respecter pour une meilleure collaboration :

• Revoir son infrastructure : qualité du réseau afin de garantir une expérience utilisateur et une performance de qualité, mise à jour du parc matériel et des dispositifs de sécurité adéquats.
• Impliquer les directions cibles dans la réflexion amont pour obtenir leur soutien lors de la mise en œuvre ;
• Former les formateurs, utilisateurs-clés et relais ;
• S’accorder sur un projet, une ambition, un objectif clair, qui fixe la direction et est source de motivation ;
• Confier le projet à un « champion », collaborateur désigné pour l’occasion, quel que soit sa position dans l’organigramme ;
• Contrôler le nombre de personnes impliquées ‑et le temps qu’elles peuvent y consacrer ;
• Définir les rôles et responsabilités de chacun dans le système
• Maintenir la motivation des participants et valoriser leurs compétences. Rester attentif aux qualités des contributions plutôt qu’au statut des contributeurs ;
• Adopter un espace de travail transparent, qui permet d’apprécier la progression tout en gardant un historique ;
• Communiquer sur les enjeux, les bénéfices, promouvoir les usages et partager les expériences

 

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