Votre délai d’encaissement est-il trop long ? Voici comment le raccourcir.

Vos ventes et vos profits sont excellents, mais votre trésorerie est ce qui compte vraiment. Des problèmes de trésorerie peuvent peser lourd sur les opérations quotidiennes, vous empêcher de capitaliser sur les opportunités de croissance et rendre votre travail beaucoup plus stressant qu’il ne le devrait. C’est pourquoi il est vital de prendre en charge le cycle d’encaissement de votre entreprise.

Qu’est-ce que le délai d’encaissement et quel impact cela a-t-il sur les entreprises de services ?

Le délai d’encaissement est le processus qui commence lorsqu’un ingénieur du service après-vente effectue un travail et se termine lorsque le service de la comptabilité reçoit le paiement correspondant.

Les entreprises de services, quelle que soit leur taille, doivent faire face à des délais d’encaissement trop long. Les recherches effectuées par Aberdeen Group indiquent que le temps moyen d’encaissement est de 34 jours et que même les entreprises les plus performantes n’ont pu réduire ce délai à 26 jours. Nos propres recherches montrent qu’il peut s’écouler de 14 à 30 jours pour de nombreuses entreprises avant d’obtenir une facture client une fois le travail terminé.

Le problème avec un délai d’encaissement prolongé est qu’il exerce une énorme pression sur les flux de trésorerie. Plus le délai entre le service et le paiement est long, plus il sera difficile de payer vos factures et de reconstituer votre inventaire. Si vous parvenez à rester à flot, les liquidités dont vous disposez seront immobilisées dans un fonds de roulement et vous n’aurez plus rien pour faire croître votre entreprise.

En outre, un délai prolongé d’encaissement est généralement révélateur d’autres problèmes liés au fonctionnement de votre service après-vente qui pourraient avoir une incidence sur vos bénéfices. Cela pourrait signifier que votre entreprise est enlisée dans des processus manuels ou sur papier qui manquent de visibilité et d’exactitude, qui nécessitent une administration excessive, et qui peuvent entraîner une perte de revenus.

Pourquoi les entreprises de services luttent-elles avec le délai d’encaissement ?

Manque de mobilité

De nombreuses entreprises n’utilisent pas d’applications mobiles pour capturer des données sur le terrain. Les ingénieurs doivent toujours remplir des rapports de service sur papier puis les communiquer au back-office. Cela rajoute plusieurs jours au délai de facturation avant que le personnel administratif saisisse les données. Les retards sont aggravés par le fait que le personnel administratif doit recontacter leurs ingénieurs pour déchiffrer leur écriture ou parce qu’il manque des informations essentielles.

Certaines sociétés ont des systèmes dans lesquels les ingénieurs sont tenus de prendre des notes sur papier sur le terrain et de saisir les informations ultérieurement au format électronique. Cela peut être à la fin de la journée de travail, à la fin de la semaine ou peut-être jamais. Souvent, des morceaux de papier contenant des données cruciales se retrouvent dans les poches arrière des techniciens et ne sont jamais revus. Cela crée des retards supplémentaires, mais augmente également les risques d’incohérence entre vous et votre client et peut entraîner des litiges au niveau des factures. Signalez des retards supplémentaires et, pire encore, des relations client dégradées.

Manque de visibilité et d’automatisation du back office :

Le personnel administratif doit créer manuellement des données sur les clients, les équipements, les contrats de service, les garanties et les remises afin de générer une facture. Souvent, aucune de ces données n’est à portée de main, facilement accessible ou au même endroit. Le processus consiste à fouiller dans les classeurs, à manipuler une multitude de feuilles de calcul et à extraire des données de divers logiciels non intégrés. Tout cela, juste pour compiler une facture.

Dans de nombreux cas, le personnel doit ensuite générer chaque facture manuellement en partant de zéro. C’est long, fastidieux et laisse la porte ouverte à l’erreur. Toutes les erreurs qui se produisent retardent le processus de paiement.

Comment les entreprises de services peuvent-elles améliorer leurs délais d’encaissement ?

Pour accélérer la transformation du service en revenus, vous devez identifier les obstacles dans votre chaîne de services, c’est-à-dire tout ce qui vous empêche de recevoir des paiements rapidement et avec précision. Pour ce faire, vous devez examiner de près tout votre flux de travail de gestion des services, du back-office au terrain.

Ce que vous êtes susceptible de trouver est un mélange des problèmes décrits ci-dessus. Pour résoudre ces problèmes, vous devez faire trois actions : centraliser, mobiliser et automatiser.

Centraliser

Toutes vos informations doivent être au même endroit et facilement accessibles en temps réel. Vos équipes de back office doivent pouvoir extraire des données sur les travaux, les clients, les contrats, les actifs, les pièces et la facturation rapidement et à partir d’une source unique. L’implémentation d’une solution dédiée de gestion des services sur le terrain, telle que Evatic, la solution phare d’Asolvi, permet de centraliser vos données afin que tout ce dont vous avez besoin soit à portée de main. Il simplifie considérablement l’information d’approvisionnement afin de générer des factures et permet au personnel administratif d’économiser beaucoup de temps.

Mobiliser

Équiper vos ingénieurs avec une application mobile va certainement accélérer votre délai d’encaissement. Et lorsque l’un de vos ingénieurs a besoin de savoir quelque chose au sujet d’une garantie ou d’un contrat, il lui suffit de se connecter au système pour accéder aux informations. Cela accélère la création de leurs rapports de service en leur évitant d’appeler le back-office et/ou d’attendre une réponse. Ils peuvent également archiver leurs rapports de service sur site en temps réel, en enregistrant par exemple, le temps exact passé, les pièces utilisées et les travaux terminés, etc. Le back-office reçoit ces données instantanément et peut commencer immédiatement le processus de facturation. Enfin, les ingénieurs peuvent demander aux clients d’approuver et de signer le travail effectué, les pièces utilisées. Le temps de travail consacré électroniquement, permettant ainsi d’économiser du temps et d’éviter les conflits éventuels.

Automatiser

Si toutes les différentes parties de votre chaîne de services sont connectées via une solution de gestion de services sur site telle qu’Evatic, cela signifie que toutes les données entrées dans le système sont automatiquement transmises au reste de la chaîne. En d’autres termes vos équipes administratives n’ont pas besoin de passer du temps à saisir manuellement les mêmes informations plusieurs fois dans différents systèmes, ce qui est lent et source d’erreurs. Cela implique également que vos équipes financières n’ont pas à attendre d’informations avant de pouvoir lancer le processus de facturation.

Vous devez également automatiser le processus de facturation lui-même. Evatic calcule automatiquement les coûts des services en fonction de règles contractuelles et de données fournies par l’ingénieur et génère des factures préchargées avec les informations client. Non seulement c’est plus rapide, cela réduit le temps de facturation de quelques jours à quelques minutes, mais c’est aussi plus précis. Chaque opportunité de revenus est saisie et que rien ne manque.

 

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