28 Oct 2022
Nous le savons tous, la transformation digitale des entreprises est aujourd'hui en marche. Cependant, pour réussir sa digitalisation, il faut s'équiper des bons outils. Le groupe de travail « digitalisation des adhérents » vous présente les principaux outils pour accompagner la transformation digitale. S'ensuivra une présentation plus exhaustive de ces outils via des fiches pratiques qui
D'abord, un peu de vocabulaire : digital, numérique, IT... Que signifient ces termes ? Qu'est-ce qui les distingue l'un de l'autre ?
L’adjectif anglais « digital » se traduit en français par « numérique ». L’Académie française préconise donc d’utiliser le mot « numérique ». Or, aujourd’hui, le vocabulaire anglo-saxon s’est largement installé et le mot « digital » est souvent employé pour parler de tout ce qui se rapporte aux technologies numériques : digital marketing, digital content, digital native, digital storytelling, … Dans le langage courant, les termes « digital » et « numérique » sont donc régulièrement utilisés comme des synonymes. Pourtant, on peut distinguer les deux notions :
Le mot digital, du latin « digitus » qui veut dire « doigt », fait référence aux appareils tactiles dont la manipulation se fait par le biais des doigts. C’est donc avec l’apparition du smartphone et des applications mobiles qu’ona commencé à parler du digital. A partir de là, les évolutions technologiques se sont développées autour du digital : la déclinaison des supports technologiques comme la tablette, la montre connectée et bientôt les lunettes connectées, mais aussi tout ce qui touche aux plateformes en ligne.
Le terme numérique vient de « numerus » (nombre) et tire directement ses racines des chiffres qui sont la base de la programmation informatique.
Le mot numérique renvoie plutôt à la dimension technologique des infrastructures, supports et logiciels que nous utilisons, tandis que le digital fait référence aux pratiques et usages des utilisateurs.
Quels outils pour votre transformation digitale ?
L'ERP pour gérer et centraliser les processus opérationnels d'une entreprise
L’ERP (Enterprise Ressource Planning ou Planification des Ressources de l'Entreprise) est un logiciel ayant pour objet de regrouper l’ensemble des données et des outils nécessaires à la bonne gestion d’une entreprise. Il englobe tous les logiciels de gestion intégrés au système d’information (SI) de l’entreprise. Divisé en divers modules reliés par une base de données unique, un système ERP intégré permet une gestion unifiée de tous les logiciels et garantit à une entreprise l’unicité de ses données par leur organisation et leur centralisation, leur mise à jour, ainsi que l’échange d’informations en temps réel entre les différents services (gestion commerciale, comptabilité, ressources humaines...).
Concrètement, les ERP sont capables de couvrir des fonctions diverses et variées, entre autres :
- La gestion commerciale (Devis / Factures / CRM, etc.)
- La gestion comptable et financière (comptabilité, gestion de trésorerie, etc.)
- La gestion de la supply chain (achats, gestion des stocks, logistique, transport, etc.)
- Les Ressources Humaines (paie, note de frais, gestion du personnel, etc.)
- Le SAV (tickets d’incidents, etc.)
Différents types d’ERP sont envisageables pour une entreprise. Les éléments de distinction tiennent essentiellement sur la question du caractère généraliste ou spécifique au métier de l’ERP, ainsi que sur le support de ce dernier (ERP installé en interne, sur le cloud ou en SaaS).
Sur le premier point, les besoins peuvent varier selon les spécificités du secteur d’activité. Les ERP généralistes peuvent répondre aux besoins généraux d’une entreprise mais peuvent présenter des limites dans le pilotage de certaines opérations spécifiques, du fait de ne pas avoir accès à des informations clés utiles au métier, ou qui nécessitent d’avoir recours à des développements tiers pour pallier ces manques, ce qui peut complexifier le process... Ainsi, lorsqu’une entreprise choisit un logiciel de gestion, il est très important de vérifier au préalable que celui-ci dispose de fonctionnalités qui tiennent compte des spécificités de son métier, afin d’utiliser des outils pensés pour elle lui permettant de mener à bien ses activités.
S’agissant du support, le choix dépendra essentiellement des investissements que l’entreprise est prête à faire pour acquérir son ERP ainsi que du degré d’autonomie de gestion dont celle-ci a besoin.
Le CRM pour optimiser la relation client et la prospection
Un logiciel CRM (Customer Relationship Management) est généralement utilisé par les départements de vente, de marketing et du service à la clientèle pour effectuer les tâches suivantes :
- centralisation des données relatives aux clients,
- historique des échanges avec les clients et prospects,
- gestion et automatisation de campagnes marketing,
- gestion du pipeline de vente,
- prise de rendez-vous,
- analyse des performances commerciales,
- rémunération de la force de vente.
En résumé, le CRM est centré sur le client ainsi que sur la relation commerciale et après-vente. Son objectif est d’augmenter les ventes.
La GED/ECM pour organiser l'information
La GED (Gestion Electronique de Documents), ou ECM (Entreprise Content Management), est un outil qui vise à organiser, structurer, partager, classer et indexer des données au sein d’une entreprise. L’information peut être de toute nature : fichiers informatiques d’une suite, documents papier, exécutables, vidéos, … l’ensemble de ces exemples sont potentiellement inclus dans la GED. Un bon outil de GED permet ainsi de mieux gérer les flux, de leur création à leur archivage ou destruction en passant par le partage.
L’objectif derrière cette action est d’une part de permettre une recherche plus rapide et efficace par l’ensemble des ressources humaines de l’entreprise, mais également une gestion des accès en interne ou en externe pour quelques-unes. Il permet également d’accroître le niveau de confidentialité au sein de l’entreprise lorsque nécessaire. Les logiciels GED/ECM proposent par ailleurs une protection accrue des données en cas de cyberattaque.
La GED/ECM prendra généralement la forme d’un logiciel, qui va traiter l’ensemble des documents de l’entreprise quels que soient leurs formats. Le stockage peut s’opérer ensuite soit en local, soit au sein d’un cloud.
Il est possible de citer parmi les atouts de la GED/ECM :
- Une disponibilité immédiate des fichiers ;
- Un processus efficace de traitement des opérations ;
- Un partage facilité des fichiers dans le cadre d’un travail collaboratif ;
- Une base de données commune à l’organisation ;
- Un gain de temps grâce aux outils de recherches généralement inclus ;
- Une meilleure accessibilité et traçabilité des données.
Le CMS pour piloter et gérer un entrepôt
Le CMS (Content Management System) ou système de gestion de contenu permet de créer, gérer et mettre à jour un site internet, un blog, des applications mobiles ou encore un site de vente en ligne. Le CMS peut être utilisé simultanément par plusieurs personnes.
Il permet notamment :
- de fournir une chaîne de publication (workflow) offrant par exemple la possibilité de mettre en ligne le contenu des documents ;
- de gérer séparément la forme et le contenu ;
- de structurer le contenu (utilisation de FAQ, de documents, de blogs, de forums de discussion, etc.) ;
- de hiérarchiser les utilisateurs et de leur attribuer des rôles et des permissions (utilisateur anonyme, administrateur, contributeur, etc.) ;
WordPress est sans doute le CMS le plus connu et les plus utilisé aujourd’hui. On peut citer également Drupal, Joomla, …
Le CMS est souvent la base même d’un site internet, il vous permet ainsi d’être autonome sur la mise à jour et la publication d’articles. Vous n’êtes plus dépendants de votre agence de communication. Vous êtes même susceptible de changer le look de votre site web tout en conservant le même CMS.
Les suites collaboratives pour optimiser le travail collectif
Une suite collaborative est un ensemble d’applications et de logiciels fournis par un même service et liés entre eux, qui permet de faciliter le travail en équipe, par le partage d’informations en ligne, la gestion de projets ou encore des outils de communication efficaces et innovants. Selon les suites concernées, les outils intégrés sont un système de messagerie, une boîte mail, des feuilles de calcul et de traitement de texte, des applications pour réaliser des présentations, des espaces de stockage en ligne, des outils de vidéoconférence ou encore des outils de gestion de projet. Cette transition vers le cloud peut être envisagée avec Microsoft ou Google. Un autre acteur se positionne sur ce marché et revendique aujourd’hui 50 millions d’utilisateurs. Avec plus de quarante applications à son compteur, Zoho rivalise sans complexe en termes de couverture fonctionnelle.
Quels outils pour votre transformation digitale ?
Quel que soit l’objectif poursuivi, la transformation digitale impose des changements majeurs à l’entreprise : dans sa hiérarchie et dans son organisation, dans les responsabilités de chacun, et ce jusque dans sa culture. Un accompagnement des collaborateurs et des managers ainsi que leur adhésion dans les nouveaux usages sont primordiaux, faute de quoi les nouveaux dispositifs resteront inutilisés et ne libèreront pas leur potentiel collaboratif.
Quelques principes à respecter :
- Revoir son infrastructure : qualité du réseau afin de garantir une expérience utilisateur et une performance de qualité, mise à jour du parc matériel et des dispositifs de sécurité adéquats.
- Impliquer les directions cibles dans la réflexion en amont pour obtenir leur soutien lors de la mise en œuvre ;
- Former les formateurs, utilisateurs-clés et relais ;
- S’accorder sur un projet, une ambition, un objectif clair, qui fixe la direction et est source de motivation ;
- Confier le projet à un référent ou un comité de pilotage, collaborateur ou équipe désignés pour l’occasion, quel que soit leur position dans l’organigramme ;
- Contrôler le nombre de personnes impliquées et le temps qu’elles peuvent y consacrer ;
- Définir les rôles et responsabilités de chacun dans le système ;
- Maintenir la motivation des participants et valoriser leurs compétences ;
- Rester attentif aux qualités des contributions plutôt qu’au statut des contributeurs ;
- Adopter un espace de travail transparent, qui permet d’apprécier la progression tout en gardant un historique ;
- Communiquer sur les enjeux, les bénéfices, promouvoir les usages et partager les expériences.